Site yönetim toplantıları, apartman veya site sakinlerinin ortak kararlar almasını sağlayan önemli organizasyonlardır. Bu toplantılar, yönetim planına uygun olarak belirli periyotlarla düzenlenmeli ve kat maliklerinin haklarını koruyacak şekilde yürütülmelidir. Peki, site yönetim toplantısı ne zaman yapılmalı ve hangi kurallara göre düzenlenmelidir? İşte detaylar.
Site Yönetim Toplantısı Nedir ve Neden Önemlidir?
Site yönetim toplantısı, apartman veya site sakinlerinin ortak yaşam alanlarıyla ilgili kararlar aldığı resmi bir organizasyondur. Bu toplantılarda bütçe, aidat düzenlemeleri, bakım-onarım çalışmaları ve güvenlik gibi konular ele alınır. Yönetim toplantıları, kat maliklerinin haklarını korumak ve şeffaf bir yönetim anlayışı oluşturmak açısından büyük önem taşır. Kat maliklerinin toplantıya katılımı, site yönetimiyle ilgili alınacak kararların daha demokratik bir şekilde şekillenmesine katkı sağlar.
Site Yönetim Toplantısı Ne Zaman Yapılmalıdır?
Site yönetim toplantıları, Kat Mülkiyeti Kanunu ve site yönetim planında belirtilen esaslara göre belirlenen zamanlarda yapılmalıdır.
Olağan Genel Kurul Toplantıları
Site yönetim planına göre, olağan genel kurul toplantıları genellikle yılda bir kez yapılır. Bu toplantılar, site bütçesinin belirlenmesi, yöneticinin seçilmesi ve siteyle ilgili genel kararların alınması için düzenlenir. Toplantının ne zaman yapılacağı, site yönetim planında belirtilmişse o tarihler esas alınır; eğer belirtilmemişse, genellikle yılın ilk üç ayında gerçekleştirilir.
Olağanüstü Genel Kurul Toplantıları
Acil durumlar veya önemli kararlar alınması gerektiğinde, olağanüstü genel kurul toplantıları düzenlenebilir. Kat maliklerinin üçte birinin yazılı talebiyle veya yönetim kurulunun kararıyla olağanüstü toplantılar yapılabilir. Toplantının tarihi ve saati, toplantıyı talep eden maliklerin çoğunluğunun ortak kararıyla belirlenir.
Site Yönetim Toplantısı Öncesinde Yapılması Gerekenler
Site yönetim toplantısının düzenli ve verimli geçmesi için belirli hazırlıkların yapılması gerekmektedir.
Toplantı Gündeminin Belirlenmesi
Toplantıda hangi konuların ele alınacağı belirlenmeli ve kat maliklerine önceden bildirilmelidir. Gündemde yer almayan konular, genellikle toplantı sırasında görüşülemez.
Kat Maliklerine Davetiye Gönderilmesi
Site yönetimi, toplantının tarihini ve saatini en az 15 gün önceden kat maliklerine yazılı olarak bildirmelidir. Bu bildirim apartman panosuna asılmalı veya maliklerin adreslerine gönderilmelidir.
Toplantı Yerinin ve Saatinin Belirlenmesi
Toplantının, kat maliklerinin kolayca ulaşabileceği bir yerde ve uygun bir saatte yapılması gerekir. Çoğu zaman site içindeki bir toplantı salonu veya ortak kullanım alanları tercih edilir.
Site Yönetim Toplantısında Alınan Kararlar ve Uygulanması
Site yönetim toplantısında alınan kararlar, site yönetimi tarafından uygulanmalı ve kat maliklerine duyurulmalıdır.
Karar Defterine İşlenmesi
Toplantıda alınan tüm kararlar, noter onaylı karar defterine yazılarak resmiyet kazanır. Toplantıya katılan maliklerin imzaları alınarak kararların geçerliliği sağlanır.
Kararların Kat Maliklerine Bildirilmesi
Alınan kararlar, toplantıya katılamayan kat maliklerine yazılı olarak duyurulmalıdır. Bu bildirim, apartman panosuna asılarak veya e-posta yoluyla gönderilerek yapılabilir.
Site Yönetim Toplantısı Katılım Şartları
Site yönetim toplantılarına katılım, kat maliklerinin haklarını kullanabilmesi açısından oldukça önemlidir.
Katılım Yeter Sayısı
Olağan genel kurul toplantılarında ilk toplantıda yeterli çoğunluk sağlanmazsa, ikinci toplantı yeter sayısı aranmaksızın yapılabilir. Ancak bazı kritik kararlar için belirli bir oy çoğunluğu gereklidir.
Vekaletle Katılım
Kat malikleri, toplantıya katılamıyorsa başka bir malike vekalet vererek oy kullanma hakkını devredebilir. Vekaletin yazılı olması ve toplantı öncesinde yönetim kuruluna sunulması gerekir.
Sıkça Sorulan Sorular
Site yönetim toplantıları ile ilgili en çok merak edilen soruların cevaplarını aşağıda bulabilirsiniz.
Site yönetim toplantıları kaç yılda bir yapılır?
Genellikle her yıl bir kez olağan genel kurul toplantısı yapılır. Ancak, site yönetim planında farklı bir süre belirlenmişse bu süreye uyulmalıdır.
Olağanüstü yönetim toplantısı nasıl talep edilir?
Kat maliklerinin üçte biri yazılı olarak talepte bulunursa veya yönetim kurulu gerekli görürse, olağanüstü toplantı düzenlenebilir.
Site yönetim toplantısında kararlar nasıl alınır?
Kararlar, kat maliklerinin oy çokluğuyla alınır. Ancak, bazı özel durumlar için nitelikli çoğunluk gerekebilir.
Toplantıya katılamayan maliklerin hakları nelerdir?
Katılamayan malikler, bir başka malike vekalet vererek oy kullanma hakkını devredebilirler. Ayrıca, alınan kararları daha sonra itiraz edebilme hakkına da sahiptirler.
Toplantıda alınan kararlar nasıl duyurulur?
Kararlar, apartman panosuna asılarak, e-posta yoluyla veya resmi yazılı bildirimle duyurulabilir.
Site yönetim toplantısı hangi saatlerde yapılmalıdır?
Toplantılar genellikle iş çıkış saatlerine uygun olacak şekilde akşam saatlerinde veya hafta sonları düzenlenir.
Yönetim toplantısı kararları bağlayıcı mıdır?
Evet, kararlar noter onaylı karar defterine işlendikten sonra resmi olarak bağlayıcı hale gelir ve uygulanması zorunludur.
Site yönetim toplantısında hangi konular görüşülemez?
Toplantı gündeminde yer almayan konular, toplantı sırasında genellikle görüşülemez. Ancak, toplantı esnasında oy birliğiyle gündeme eklenmesi mümkün olabilir.
